- Vara kommun
- Kommun och politik
- Vår organisation och verksamhet
- Planer och styrande dokument
- Krisdokument
- Krisledningsplan för Vara kommun
Krisledningsplan för Vara kommun
Gäller från 1 juni 2021
Innehållsförteckning
- Dokumentstruktur för krishantering i Vara kommun
- Inledning och bakgrund
- Övergripande målsättning
- Vara kommuns krisledningsplan, organisation och ledning vid extraordinär händelse
- Ledningens funktioner
- Nämnderna och bolagens krisledning
- Krisstöd
- Samverkan
- Gemensamma grunder för samverkan och ledning
- RAKEL och WIS
- Uppdatering av krisledningsplanen
- Rutiner och stöddokument till krisledningsplanen
Krisledningsplanen fastställs politiskt.
Befattningskort, larmlistor, lokaler, rutiner och checklistor samt dokumentmallar utgör rutiner och stöddokument till krisledningsplanen som kan uppdateras under mandatperioden. Dessa uppdateras av säkerhetssamordnarna och fastställs av kommundirektör.
Förvaltningarnas krisplaner fastställs politiskt i respektive nämnd.
Inledning och bakgrund
Lag (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, ligger till grund för kommunens krisberedskap. Denna beredskap ska syfta till att upprätthålla samhällets funktionalitet. Det innebär till exempel att kommunen ska kunna förutse och förhindra sådana händelser som orsakar störningar i samhället, såväl vardagliga olyckor som oönskade händelser.
Vidare måste kommunen veta vilka funktioner i samhället som måste fungera, för att inte samhället eller medborgarna ska ta skada, och se till att de kan fungera även under kris.
Krisledningsplanen beskriver de förutsättningar som erfordras för att kommunens verksamhet ska kunna samverka med olika aktörer och ledas på ett tillfredsställande sätt vid en extraordinär händelse.
Som grund till planen ligger de sårbarheter och risker som analyserats utifrån arbetet med kommunens risk- och sårbarhetsanalys.
En extraordinär händelse ska så långt möjligt hanteras med den ordinarie verksamhetens kunskaper, resurser, rutiner och metoder. Detta för att underlätta omställningen från den ordinarie verksamheten till krishantering och säkerställa rätt kompetens på rätt plats.
Definition av extraordinär händelse
Enligt 1 kap 4 §, Lag (2006:544) om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap,
”Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, vilket innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller region.”
När en eller flera av nedanstående kriterier är uppfyllda, föreligger extraordinär händelse:
- Ordinarie ledningsstruktur räcker inte till för att hantera situationen.
- Flera verksamhetsområden berörs.
- Samordningsbehovet är stort.
- Informationsbehovet är stort.
- Behovet att samverka med andra aktörer är stort.
Exempel på extraordinär händelse
En kris eller extraordinär händelse kan ensam eller i kombination med andra händelser medföra att allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner uppstår. Mer om detta finns i Vara Kommuns övergripande risk- och sårbarhetsanalys i ärende KS 2019/103.
Exempel på händelser:
- En större olyckshändelse, brand, trafikolycka.
- Extremväder såsom översvämning, värmebölja, storm eller snöoväder.
- Vattenbrist – långvarigt avbrott med vattenförsörjning.
- Långvarigt elavbrott eller störningar i elleveransen.
- Betydande störningar i teknisk infrastruktur.
- Betydande störningar i leveranser av varor som exempelvis livsmedel, drivmedel, läkemedel och sjukvårdsmateriel.
- Omfattande störningar/attacker som berör telefoni och IT.
- Pandemi
- Allvarlig smitta bland människor och djur.
- Situation med stort antal flyktingar/asylsökande.
- Bombhot
- Handlingar kopplade till terrorism.
- Antagonistiska hot och social oro.
Övergripande målsättning
Kommunen ska ha en sådan planläggning och ha vidtagit sådana förberedande åtgärder att befolkningens behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola, barnomsorg, räddningstjänst samt information kan tillgodoses vid en extraordinär händelse. Samtidigt ska dessa förberedelser utgöra grunden för ytterligare åtgärder i ett läge av höjd beredskap. Kommunens ansvar grundas på det geografiska områdesansvaret samt principerna om ansvar, likhet och närhet.
Områdesansvar
Inom de geografiska gränserna ansvarar kommunen för att samordna planerings- och förberedelsearbetet för olika aktörer i fråga om extraordinära händelser. Kommunen ansvarar även för att de krishanteringsåtgärder som olika aktörer vidtar samordnas. Samordningsansvaret gäller även för information till allmänheten. Kommunen ska uppmuntra till att nätverk skapas och underhålls där berörda aktörer samverkar.
Ansvarsprincipen
Den som har ansvar för en viss verksamhet under normala förhållanden fortsätter att ha samma ansvar under en krissituation eller under höjd beredskap.
Likhetsprincipen
En verksamhets organisation och lokalisering ska så långt möjligt vara densamma i fred, kris eller under höjd beredskap.
Närhetsprincipen
En kris ska hanteras så nära de berörda som möjligt. Det vill säga, där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga.
Vara kommuns krisledningsplan, organisation och ledning vid extraordinär händelse
Krisledningsorganisationen ska kunna användas vid en mängd olika typer av händelser. Vid en extraordinär händelse ska kommunen besluta om vilken organisationsform och vilket arbetssätt som kommunen själv anser är mest lämpligt i situationen.
Krisledningsplanen träder i kraft när bedömning gjorts att en extraordinär händelse föreligger.
Planen kan också träda i kraft vid en samhällsstörning som kan komma att utveckla sig till en extraordinär händelse och att ordinarie rutiner för ledning inte svarar mot situationens krav.
Krisledningsnämnd
Krisledningsnämnden i Vara kommun utgörs av kommunstyrelsen med ersättare och har ett eget reglemente; Krisledningsnämndens reglemente. Krisledningsnämnden svarar för den politiska styrningen och har det övergripande ansvaret för att samordna kommunens resurser under en extraordinär händelse.
De flesta extraordinära händelser kan hanteras utan att krisledningsnämnden aktiveras. Kommunstyrelsen och berörd nämnd ska då löpande få information från krisledningsgruppen.
Aktivering och delegation
Ordföranden i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall att så skall ske. Om Krisledningsnämnden aktiveras och träder i funktion ska detta meddelas till Länsstyrelsens Tjänsteman i Beredskap.
Krisledningsnämnden delegerar sin beslutanderätt genom antagen delegationsordning. Krisledningsnämndens delegationsordning återfinns som ett avslutande kapitel i kommunstyrelsens delegationsordning.
Ansvar
Krisledningsnämnden huvudsakliga uppgift är att tolka och besluta om organisationens roll. Krisledningsnämnden utgör den normativa ledningen i kommunen. Den normativa ledningen beslutar i frågor av principiell och övergripande natur samt fastställer inriktning och sätter ramarna för den strategiska ledningen. Den normativa ledningen har inga strategiska eller operativa uppgifter.
Protokoll
Protokoll förs vid krisledningsnämndens sammanträden på ordförandens ansvar. Kansliavdelningen svarar för att sekreterare finns på plats vid krisledningsnämndens sammanträden.
Avveckling
Kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige beslutar när en extraordinär händelse upphör. Krisledningsnämnden avvecklas då och verksamhetsområdena återgår till ordinarie nämnd. Avvecklingsbes,lutet anmäls vid närmsta följande fullmäktigesammanträde.
Krisledningsnämndens avveckling meddelas till Länsstyrelsens Tjänsteman i Beredskap.
Krisledningsgrupp
Krisledningsgruppen är övergripande och beredande krisledningsorgan åt krisledningsnämnden och har det verkställande ansvaret. I krisledningsgruppen ingår kommunens ordinarie ledningsgrupp samt säkerhetssamordnare. Kommundirektören anpassar krisledningsgruppens sammansättning beroende av händelsens art, omfattning och utveckling. Nyckelpersoner med specifik kunskap kan adjungeras till krisledningsgruppen. För att få en uthållig organisation och om händelsen kräver det kan krisledningsgruppen oavsett sammansättning behöva ha ersättare för skiftgång.
Aktivering
Kommundirektören, eller dess ersättare, beslutar om att krisledningsgruppen aktiveras. Aktivering av Krisledningsgruppen kan ske utan att Krisledningsnämnden har trätt i funktion.
Ansvar
Krisledningsgruppen utgör den strategiska ledningen och samordnar hela koncernens krisledningsarbete. Krisledningsgruppens huvudsakliga uppgift är att besluta om verkställighet av normativa beslut och insatsernas ram. Den strategiska ledningen beslutar om verkställighet av normativa beslut, fastställer tidsplaner, resursfördelning och geografiska avgränsningar. Den strategiska ledningen ansvarar också för omvärldsbevakning samt samverkan med andra organisationer.
Larmning
Vid en extraordinär händelse är uppstarten den viktigaste. Det som går förlorat i inledningsskedet är mycket svårt att ta igen. Använd upprättad larmlista för krisledningsgruppen för att kalla personal. Om du inte får tag i en person, ring nästa.
Informera kort om:
- Vad som hänt
- Var det hänt
- När det hände
- Vem berörs
- Hur ser prognosen ut, vidtagna åtgärder
När en händelse föreligger ska kommundirektören, eller ställföreträdare, larmas. Kommunstyrelsens ordförande alternativt krisledningsnämndens ordförande eller vid förfall, vice ordförande, informeras om händelsen.
Säkerhetssamordnaren ansvarar att upprätthålla aktuell larmlista för krisorganisationen i Vara kommun. Listan uppdateras vid behov men minst två gånger om året.
Arbetsmetod
Krisledningsgruppen och kriskommunikationsverksamheten ska alla använda sig av arbetsformer för möten och utförande som liknar det vardagliga arbetet så långt det går. Men man får vara beredd på att arbetsformen måste vara effektivare och att ordinarie arbetsuppgifter får läggas åt sidan. Vid en extraordinär händelse som sträcker sig över lång tid behöver krisledningsorganisationen planera för skiftgång. Krisen ska kontinuerligt dokumenteras och all personal som är delaktig i arbetet ska föra egen loggbok över åtgärder och beslut.
Befattningskort finns som stöd i inledningsfasen av krisledningsarbetet då det är viktigt att alla snabbt har en funktion. Befattningskorten ger en vägledning till vad som behöver göras i inledningsskedet och fungerar också som en checklista över de åtgärder som löpande behöver utföras.
Lokal
För att stödja krisarbetet finns det utsedda lokaler i Vara kommun.
Arbetsuppgifter
Krisledningsgruppen har till uppgift att:
- Analysera händelsen och skapa en samlad lägesbild över det inträffade.
- Genomföra krisledningsgenomgång.
- Skapa en samordnad krishantering i kommunledning och förvaltningar.
- Skapa och förmedla information internt och externt.
- Vid behov upprätta en upplysningsfunktion.
- Ansvara för omvärldsbevakning.
- Bereda ärenden, ta beslut och följa upp beslut.
- Planera för åtgärder både på kort och lång sikt.
- Prioritera åtgärder samt ge uppdrag till förvaltningschefer.
- Skapa samverkan mellan berörda myndigheter, företag och organisationer.
- Informera Länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB) om situationen i kommunen.
- Skapa uthållighet i organisationen, skiftgång, vila och kost.
- Genomföra krisledningsgenomgång vid överlämning till nästa bemanningsgrupp.
- Bedöma behovet av och initiera om kommunens Krisstöd behöver aktiveras.
- Bedöma behovet av tillsättande av omfallsgrupp (alternativ händelseutveckling)
Åtgärder vid ledningsgenomgång
Kommundirektör eller ställföreträdande är sammankallande. Tidsåtgång bör hållas inom cirka 30-60 min. Efter genomgång sker överlämning inom respektive funktion.
Mötets syfte är att:
- Ta emot och/eller ge information
- Samordna verksamheten
- Ange aktuell lägesbild
- Ge direktiv för fortsatt arbete
Ledningsgenomgången kan ske på plats eller i digital form. För att stödja krisarbetet finns det olika mallar för bland annat uppstartsmöte/ledningsgenomgång, dokumentation, loggbok och olika checklistor samt manualer.
Protokoll
Anteckningar ska föras vid krisledningsgruppens möten. Anteckningarna ska som minst innehålla uppgift om datum och tid för mötet, mötesdeltagare, sammankallande och beslut som fattats. Åtgärdernas status ska alltid kunna utläsas. Alla som berörs av informationen ska snarast få del av den.
Kriskommunikation
Vid en extraordinär händelse är kriskommunikation mycket viktig. Informationen ska vara korrekt, lättförståelig och samstämmig för att skapa förtroende och förståelse för kommunens agerande. Det är viktigt att samordna kommunikationsarbetet med övriga berörda aktörer och myndigheter. Vara kommun har riktlinjer för kriskommunikation som närmare beskriver hur arbetet med kriskommunikation ska hanteras och organiseras.
Det är av yttersta vikt att kommunens kommunikationsavdelning blir kontaktad omedelbart när det uppstår ett läge som har eller kan utveckla sig till en kris eller en extraordinär händelse. Detta för rådgivning i hur kommunikationsarbetet ska organiseras och behov av resurser från den centrala kommunikationsavdelningen. Funktionen för kriskommunikation aktiveras efter samråd mellan kommunikationschef och kommundirektör eller förvaltningschef, vid förvaltningshändelse, eller deras ersättare. Den kommunikativa lägesbilden är en del av den övergripande lägesbilden. Den sammanfattar bland annat hur krisen eller den extraordinära händelsen beskrivs och uppfattas av omvärlden, identifierade kommunikationsbehov, genomförda och planerad kommunikationsinsatser, resurser för kommunikationsarbete och behov av samverkan.
Det är kommunikationschefen som organiserar kommunikationsverksamhetens arbete enligt fastställd rutin.
Kriskommunikationsverksamheten ska kunna hantera RAKEL (RadioKommunikation för Effektiv Ledning) och WIS (Webbaserat InformationsSystem). Kriskommunikationsverksamheten ansvarar för att växel/reception har uppdaterad information.
Avveckling av krisorganisationen och utvärdering
Snarast efter att krisen upphört ska krisorganisationen avvecklas. Samtliga som deltagit i krisarbetet ska vid beslut om att återgå till ordinarie organisation och verksamhet avsluta sin del enligt vanliga rutiner. Därefter ska krishanteringen utvärderas och dokumentationen diarieföras och arkiveras enligt ordinarie rutiner.
Beslut att avveckla krishanteringsorganisationen fattas av:
- Krisledningsnämnden om den har aktiverats. Ordföranden informerar kommundirektören.
- Kommundirektören, eller dess ersättare, beslutar om avveckling i andra fall och informerar ut i krisorganisationen.
De som har deltagit i händelsen ska efter avslutad händelse få möjlighet till samlad genomgång, både uppföljningsmässigt och ur arbetsmiljösynpunkt.
Ledningens funktioner
Kommundirektör
Kommundirektören, eller den som denne utsett till sin ersättare, är ledningsansvarig och har rätt att bestämma över all verksamhet i Vara kommun vid en extraordinär händelse.
Kommundirektören, eller dennes ersättare, kallar till en första orientering av läget med krisledningsgruppen efter samråd med säkerhetssamordnare och kommunikationschef.
Då inte krisledningsnämnden är i funktion beslutar kommundirektören i krisledningsgruppen om ”beslut i stort” som utgör grunden för arbetet i krishanteringen. Kommundirektören kontaktar krisledningsnämndens/kommunstyrelsens ordförande för information om händelsen.
Förvaltningschefer, HR-chef, Ekonomichef, Kanslichef
Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvaret för en verksamhet i normala situationer också har motsvarande ansvar vid en samhällsstörning eller extraordinär händelse.
Säkerhetssamordnare
Säkerhetssamordnarens ansvar är att ha samordningsfunktion internt och externt. Samla in uppgifter, samverka i nätverk, omvärldsbevaka, ge lägesrapport och fungera som stöd och rådgivande i krisledningsgruppen. Säkerhetssamordnaren är kommunens kontaktperson med Länsstyrelsen vid samverkanskonferenser och ansvarar för att förmedla budskap till krisledningen och ansvarar för att länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB) får information om kommunens händelse. Säkerhetssamordnaren har ett ansvar att löpande se till att arbetsuppgifter enligt befattningskorten blir utförda och ansvarar för att initiera omfallsplanering. Beroende av händelsens art och omfattning kan arbetsuppgifterna enligt LEH variera.
Kommunikationschef
Kommunikationschefen ansvarar för arbetet inom kriskommunikationsverksamheten. Om kommunikationschefen inte finns på plats vid en extraordinär händelse är det någon av kommunikatörerna på kommunikationsavdelningen som får starta upp verksamheten. Kommunikationschefen ingår i krisledningsgruppen och har till uppgift att sortera och bearbeta inkommande information, samordna information internt och externt samt bearbeta och analysera informationsbehovet. Kommunikationschefen eller dennes ersättare är länken mellan krisledningsgruppen och kriskommunikationsverksamheten.
Kommunikationschefen ska organisera kriskommunikationsarbetet på kommunikationsavdelningen utifrån målet att förmedla snabb, saklig och samordnad information till media, allmänhet, drabbade, myndigheter, anställda och övriga berörda aktörer. Kommunikationschefen eller dennes ersättare och samtliga kommunikatörer ska kunna hantera RAKEL (Radio Kommunikation för Effektiv Ledning) och WIS (skyddat Webbaserat Informations System).
Kommunikationschef eller dennes ersättare ansvarar för att kontinuerligt följa upp och utvärdera kommunikationsarbetet och initierar vid behov kommunikationssamverkan med andra aktörer.
Ekonomi
Samtliga kostnader för krisledningsnämnden, krisledningsgruppen, inklusive
de olika funktionerna, samt beslutad verksamhet ska redovisas separat. Det är en nödvändighet för uppföljning och utvärdering samt för en efterföljande kostnadsfördelning mellan stat och kommun.
Krisledningsnämnden fattar beslut om händelsens ekonomiska ramar då denna är i funktion. Då inte krisledningsnämnden är i funktion tar varje nämnd sina kostnader och märker dem med en unik aktivitet. Kommunens ekonomichef kontaktas för upplägg av aktivitet. Hänsyn till överdraget tas i samband med bokslut.
Det är angeläget att räddningstjänstkostnader förs separat då dessa ofta vid omfattande och långvariga insatser är föremål för fördelning mellan stat och kommun.
Dokumentation
Dokumentation ska ske i både krisledningsnämnden om denna är aktiverad och i krisledningsgruppen. Dokumentationen ska ske av all information avseende beslut, åtgärder och händelser m.m. Dokumentationen ska kunna överföras till kommunens diarium och arkiv och ska alltid vara sökbar.
Alla deltagare i krisarbetet ansvarar för att föra egen loggbok över händelser.
Växel och reception
I händelse av en kris är kommunens växel och reception en viktig och central funktion. Denna funktion är en del i kriskommunikations-verksamheten och det är kommunikationschefens uppdrag att säkerställa så att personalen i receptionen hela tiden är informerade om läget. Vid en större krishändelse kan växeln behöva förstärkas med ytterligare operatörer som då enbart har som uppgift att svarar på allmänhetens frågor rörande krisen. Fysiska besök med anledning av krisen ska hänvisas till annan plats och ska inte tas emot i kommunhusets reception.
Nämnderna och bolagens krisledning
Respektive nämnd och kommunalt bolag ansvarar för att det finns upprättade krisplaner för verksamheten. Planerna bör grunda sig på resultaten från risk- och sårbarhetsanalyser och erfarenheter från faktiska händelser/övningar.
Av krisplanen ska det framgå hur nämnden eller bolagets krisledning ser ut. Det rekommenderas att ordinarie ledning och ledningsgrupp också utgör krisledning för verksamheten.
Samverkan
Samverkan med andra myndigheter och parter sker i många olika former i vardagen och ger kontakter som kan nyttjas även vid kris.
Genom Krisberedskapsråd Västra Skaraborg finns samverkan mellan Lidköping, Vara, Grästorp, Essunga kommuner samt Försvarsmakten F 7 Såtenäs.
Vid behov av stöd till kommunen kan länsstyrelsens tjänsteman i beredskap (TiB) kontaktas. Hos länsstyrelsen finns samverkansformer framtagna med andra aktörer och frivilligorganisationer. Även stabspersonal till krisledning kan avropas.
Gemensamma grunder för samverkan och ledning
Kommunen ska under en extraordinär händelse kunna stå värd för en inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) på lokal nivå, i syfte att verka för samordning av olika aktörers åtgärder. Funktionen aktiveras när behov uppstår och deltagande beslutas utifrån händelsens art och omfattning. Alla aktörer ska kunna initiera funktionen. Funktionen har till uppgift att träffa överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning av åtgärder vid samhällsstörningar.
Kommunen ska även ha en inriktnings- och samordningskontakt (ISK) för att öka tillgängligheten och underlätta samverkan. Den är den primära kontaktvägen in i kommunen för att tidigt kunna agera och initiera åtgärder. Kontaktpunkten tar emot/förmedlar larm eller annan information. Den ser till att rätt mottagare nås i kommunen samt upprätthåller kontaktuppgifter med andra aktörer.
De gemensamma grunderna innehåller sätt att tänka och sätt att göra för att öka förmågan att tillsammans hantera samhällsstörningar. Arbete med att införa rutiner enligt Gemensamma grunder för samverkan och ledning MSB är påbörjat och kommer fortgå under mandatperioden
RAKEL och WIS
För kommunikation med samverkande myndigheter används de nationella samverkanssystemen RAKEL (RadioKommunikation för Effektiv Ledning) och WIS (skyddat Webbaserat InformationsSystem).
Vara kommun har RAKEL-telefoner för krisledning. Vid händelse av att all ordinarie teletrafik inte fungerar så kan telefonerna användas att ringa sinsemellan och även till andra RAKEL-telefoner.
För att via webben kommunicera händelsen med Länsstyrelsen och andra myndigheter och kommuner så använder kommunen WIS.
Uppdatering av krisledningsplanen
Inför varje ny mandatperiod ska planen uppdateras. Kommunstyrelsen beslutar om plan för kommande mandatperiod. Kommundirektör beslutar om fastställande av krisledningsplanens rutiner till krisledningsplane
Uppdateringar och revideringar som behöver göras utifrån organisationsförändringar och/eller lärdom av övningar eller händelser ska ske kontinuerligt.
Kontaktcenter
Vi svarar på frågor om kommunens service och verksamhet, ring eller skicka e-post till kontaktcenter.